Zmenšit PNG soubory online je mnohem jednodušší než shánět se po specializovaném nástroji. Co ale dělat u screenshotů, které obsahují citlivé firemní údaje? Faktury, e-maily, tabulky s čísly či administrace interního systému, to všechno se běžně zachycuje jako PNG a posílá kolegům nebo klientům.
Na to, co se s takovým obrázkem po nahrání do online nástroje skutečně děje, se přitom ptá málokdo. Přitom právě u tohoto typu obsahu jde o víc než u běžné dovolenkové fotky. Únik jediného screenshotu s přístupovými údaji či fakturačními daty může zadělat firmám na velké problémy.
Co se se souborem po nahrání děje
Online nástroj obrázek přijme, zpracuje kompresní algoritmus a vrátí zmenšenou verzi zpátky uživateli. U kvalitních nástrojů se tento proces odehrává výhradně v prohlížeči, soubor tak vůbec neopustí zařízení, na kterém uživatel pracuje.
Obsah
U jiných řešení se fotka nejdřív odešle na vzdálený server, tam se zpracuje a teprve pak se vrátí zpátky. Uživatel na první pohled nic nepozná, protože výsledek vypadá stejně jako u lokálního zpracování.
Rozdíl mezi těmito dvěma způsoby optimalizace obrázků online je přitom značný. Zpracování přímo v prohlížeči znamená, že se citlivý obsah screenshotu nikam neposílá a nikde se neukládá.
Zpracování na serveru naopak vyžaduje, aby měl uživatel důvěru v to, jak provozovatel s nahranými daty nakládá. U firemních dokumentů, faktur nebo interních systémů je tudíž třeba ještě před samotným nahráním souboru rozmyslet si, jestli takovou důvěru k příslušnému nástroji doopravdy máte.
Jak poznat zpracování v prohlížeči
Technicky se to dá ověřit odpojením internetu hned po otevření nástroje. Pokud komprese proběhne i bez připojení, obrázek se nikam neposílá a celá práce se odehrává lokálně. Tento jednoduchý test zvládne bez technických znalostí prakticky kdokoli.
Dalším kritériem může být rychlost zpracování - lokální komprese proběhne prakticky okamžitě bez čekání na odpověď serveru. U serverového zpracování naopak i menší soubor chvíli visí na obrazovce s načítacím kolečkem, protože musí cestovat tam a zase zpátky.
Jak dlouho soubory zůstávají uložené
U serverových řešení stojí za to zjistit, jak dlouho provozovatel nahrané soubory uchovává. Seriózní nástroje soubor po zpracování ihned smažou, případně ho automaticky odstraní po pár hodinách. Menší nástroje bez jasně popsaných zásad naopak riziko jen zvyšují, protože chybí jakákoli záruka, co se s daty dál děje.
Problém nastává tam, kde zásady zpracování dat nejsou vůbec zveřejněné a uživatel netuší, kam obrázek vlastně putuje a zda je vše v souladu se zákonem o zpracování osobních ůdajů.
Chybějící informace o době uchovávání dat sama o sobě stojí za zvýšenou pozornost před nahráním jakéhokoli citlivého souboru. Firma by si takovou informaci měla minimálně ověřit přímo v zásadách ochrany osobních údajů daného nástroje, případně napsat provozovateli a zeptat se přímo.
U firem podléhajících přísnějším pravidlům pro ochranu osobních údajů má taková kontrola ještě větší váhu. Pokud screenshot obsahuje jméno, e-mail či jiný osobní údaj zákazníka, nahrání na server bez jasně popsaných zásad může znamenat porušení interních postupů i platné legislativy.
Ověření, jak nástroj s daty nakládá, by tak mělo být standardní součástí firemní bezpečnostní praxe.
Na co pozor u citlivých screenshotů
Než se firma rozhodne screenshot s citlivými údaji vůbec zmenšovat online, dává smysl nejdřív promyslet, jestli je nutné údaje na obrázku nechat viditelné.
Rodná čísla, čísla účtů či hesla lze snadno rozmazat nebo začernit ještě před samotnou kompresí. Tento krok chrání data bez ohledu na to, jestli nástroj zpracovává soubory lokálně, nebo na serveru. Stačí k tomu základní editor obrázků, který má dnes ve výchozí výbavě prakticky každý operační systém. Celá úprava trvá jen chvíli a rozhodně stojí víc než riziko, že se citlivý údaj dostane k někomu nepovolanému.
Jak bezpečně zmenšit PNG soubory online
K bezpečnému zpracování volte vždy raději takové nástroje, kde komprese probíhá přímo v prohlížeči uživatele. Soubor se nikam neodesílá a po zavření karty z paměti prohlížeče zmizí.
Firmy pracující s citlivými screenshoty tak nemusí řešit, kam se data po nahrání skutečně dostanou. Stejný princip funguje bez ohledu na to, jestli jde o jeden screenshot, nebo o desítky souborů zpracovaných najednou. Zaměstnanec tak může kompresi provádět opakovaně, a není třeba pokaždé znovu řešit, komu obrázek prochází rukama a zda náhodou neputuje přes neznámý server.
Kombinace lokálního zpracování a předchozího zakrytí citlivých údajů vám tak dává jistotu, že komprese fotek neznamená únik dat. Zaměstnanci si tak mohou zvyknout na jednoduché pravidlo - citlivé údaje nejdřív zakrýt, teprve pak soubor zmenšit přes nástroj s lokálním zpracováním v prohlížeči.